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11. Dec, 2018

Anforderungen an moderne Projektmanagement Software


Moderne Projektmanagement Software - egal ob für die Softwareentwicklung, die Ressourcenplanung oder Beratungsprojekte verwendet - setzt sich aus einer Reihe an generischen Grundkomponenten zusammen.

Galactic Web hat die letzten Jahre eine Reihe an Projektmanagement Tools in verschiedensten Industrien entwickelt und eine Reihe an Gemeinsamkeiten ausgearbeitet die im Folgenden genauer erläutert werden. Beginnen wir mit dem für eine Softwarefirma logischerweise wichtigsten Punkt:

Technische Anforderungen

Die Grundvoraussetzung für jede ernstzunehmende Projektmanagement Software im 21. Jahrhundert sollte sein, dass diese dezentral (Fachjargon: "in der Cloud" oder "cloudbasiert") ausgeführt wird. Das bedeutet, dass von jedem beliebigen und mit einem Webbrowser versehenen Gerät aus - sei es ein Laptop, Smartphone oder Tablet - und zu jeder Zeit, darauf zugegriffen werden kann.

Außerdem sollte cloudbasierte Projektmanagement Software eine Echtzeit Datenynchronisierung beherrschen (so wie eigentlich jede beliebige moderne Software). Dies bedeutet, dass Datensätze die von einem Nutzer eines Teams bearbeitet werden direkt bei allen weiteren Nutzern des selben Teams die gerade an der Software arbeiten automatisch und in Echtzeit aktualisiert werden. Erstellt bspw. ein Nutzer einen neuen Kunden, sollte dieser automatisch in die Kundenliste aller weiteren Mitarbeiter eingefügt werden die gerade an der Kundenverwaltung arbeiten. Ohne dass ein Neuladen nötig ist.

Die Software sollte außerdem auf einem soliden Fundament stehen, sprich: mit modernen Technologien, Frameworks und Datenbanksystemen wie bspw. Node.js und MongoDB, entwickelt worden sein. Außerdem sollte das Frontend auf zeitgemäßen Frameworks wie bspw. Vue.js oder React basieren. Diese Technologien erlauben kostengünstigen, wartungsarmen und schnellen Betrieb der Projektmanagement Cloudlösung. Außerdem bieten moderne Frameworks eine reihe an erprobten Interface Elementen die das Arbeiten mit solchen Systemen deutlich angenehmer gestalten. Vorbei sind die Zeiten grauer Windows Desktop Software.

Gängige Module

Im folgenden sollen gängige Module genauer beleuchtet werden, die sich über die Jahre als essentiell herauskristallisiert haben.

Jede Projektmanagement Software sollte logischerweise ein CRM ("Customer Relationship Management") besitzen. Darunter verstehen wir alle Prozesse im Zusammenhang mit Kundendaten. Das Kernprodukt dafür ist eine Kundendatenbank. Diese sollte alle gängigen Kundendaten enthalten und such - und filterbar sein (bspw. "zeige mir alle Kunden die in den letzten 2 Wochen erstellt wurden").

Es gibt dabei einen essentiellen Haken der über die letzten Jahre immer weiter in den Vordergrund gerückt ist: das CRM muss auf den individuellen Bedarf jeder Branche anpassbar sein. So benötigen manche Branchen bspw. eine Verknüpfung eines Kunden zu einem Bankkonto. Andere wiederum benötigen die Verknüpfung zu verschiedenen Projekten an denen mit dem Kunden gearbeitet wurde. Häufig werden auch Dokumente wie gestellte Rechnungen verknüpft oder hochgeladen.

Dieser Punkt führt uns auch schon zum zweiten wichtigen Modul jeder Projektmanagement Software: die Möglichkeit Projekte zu planen. Dieses Modul besitzt wieder einige Gemeinsamkeiten für die meisten Branchen. Die Grundbedingung ist, dass jedem Projekt verschiedene Mitarbeiter mit verschiedenen Rollen und, je nach Anwendungsfall, bestimmten Fähigkeiten, zugewiesen werden können. Alle gängigen Eingabefelder (Projektname, Daten, Adressen, etc.) sollten ebenfalls vorhanden sein - Ehrensache. Außerdem gibt es meistens die Bedingung verschiedene Dokumente und Dokumenttypen pro Projekt hochladen zu können. Wie beim CRM bereits erwähnt, ist es auch bei der Projektplanung in vielen Branchen wichtig weitere Daten verknüpfen zu können. In der Ressourcenplanung, bzw. Kapazitätsplanung werden bspw. Objekte (Immobilien, Fahrzeuge) und Subunternehmer mit bestimmten Fähigkeiten verknüpft. In der Planung für Softwareprojekte werden Sprintplanungen und Tickets auf Projekte zugewiesen. In anderen Branchen können beliebige weitere Daten, wie bspw. Angebote verknüpft werden.

Als nächstes möchten wir kurz auf die verschiedenen Arten der zu verknüpfenden Daten näher eingehen. Gängige Module sind Angebote, Rechnungen, Bankkonten und Umsätze, Paymentlösungen oder Produkte. Diese Module bestehen meistens aus einer Listenansicht und einer Detailansicht für einzelne Objekte. Hier ergibt sich außerdem der meiste Individualisierungsbedarf den gewöhnliche Standardsoftware nicht abbilden kann.

Business Insights & Analytics

Das Thema Big Data und Business Analytics rückte in den letzten Jahren immer weiter in den Fokus, da viele Unternehmen auf diesen Zug aufspringen möchten, aber nicht wissen wie. Im Prinzip geht es darum große, vorhandene Datenmengen auszuwerten, mit weiteren Datenquellen zu verknüpfen und Handlungsempfehlungen zu bilden. Für viele Unternehmen beginnt dieser Weg bereits damit, Umsatzdaten zu aggregieren, grafisch darzustellen und nach verschiedenen Kriterien (bspw. PLZ Gebiet, Kundensegment) zu gruppieren.

Sobald diese Daten gesammelt und bereinigt sind und ein grafisches Dashboard entwickelt wurde können weitere Informationen aus diesen Daten abgeleitet werden. Aus einfachen Korrelationen (bspw. "Je teurer das Produkt desto niedriger die Nachfrage") können kausale Zusammenhänge (bspw. "Je nördlicher der Kunde, desto geringer die Sensibilität auf Preiserhöhungen") gebildet werden.

Wie hängen diese Business Insights nun mit dem Projektmanagement zusammen? Ganz einfach: besitzt ein Kunde eine ausgereifte und auf ihre / seine Bedürfnisse angepasste Projektmanagement Software, sind die (meisten) Daten um relevante Analytics und Business Insights zu bilden bereits in diesem System vorhanden. Das Projektmanagement System wird dann ganz einfach um ein Analytics Dashboard ergänzt. Hier werden dann die bereits sowieso schon vorhandenen Daten grafisch hübsch aufbereitet und ausgewertet - und das alles in Echtzeit.

Bildet das Projektmanagement Tool bspw. alle Kunden, Projekte und Rechnungen ab, so können einfach Auswertungen über neue Kunden pro PLZ-Gebiet, Umsatz pro PLZ-Gebiet und durchschnittliche Zahldauer pro Rechnung pro PLZ-Gebiet errechnet werden. Daraus könnte sich die mögliche Handlungsempfehlung ergeben, in bestimmten PLZ-Gebieten mit niedrigerer Zahlungsbereitschaft einen Skonto zu geben. Außerdem ließen sich diese Daten mit weiteren Quellen kombinieren und so bspw. weitere Zusammenhänge schließen - bspw. Schuhverkäufe vs. Wettervorhersage ("bei Regenvorhersage sollten 3 Tage vorher mehr Gummistiefel geordert werden").


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