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01. Jul, 2018

Projektmanagement & Ressourcenplanung in der Gebäudetechnik und Baubranche für Handwerker


Die Gebäudetechnik-Branche kämpft seit längerem mit den Problemen vorhandener Projektmanagement- und Ressourcenplanungstools. Durch schlecht ausgelastete Handwerker und ineffiziente Prozesse gehen viel Umsatz und Zeit verloren. Wir haben daraufhin für unseren Kunden 3 Hauptprobleme vorhandener Standardsoftware erarbeitet und eine cloudbasierte Softwarelösung entwickelt.

Probleme mit verfügbaren Projektmanagement Tools

Alle beschriebenen Probleme lassen sich durch den Einsatz moderner Software im Unternehmen lösen. Der Einsatz veralteter und suboptimaler Standardsoftware führt zu Zeitverlusten die sogar per Stift und Papier effizienter gelöst werden könnten.

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Problem 1: Einschränkungen durch veraltete & inflexible Software

Eine große Hürde moderner Gebäudetechnik Unternehmen, Anlagenbauer und großer Handwerksunternehmen liegt in der effizienten Planung vorhandener Ressourcen. Paradoxerweise mangelt es nicht an Aufträgen - ganz im Gegenteil: die meisten Unternehmen kämpfen damit ihre vorhandenen Aufträge abzuarbeiten. Es entstehen Umsatzeinbußen durch ineffiziente und fehlerhafte Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Ein großer Nachteil vorhandener Standardsoftware ist die Beschränlung auf reine Windows Desktop Computer. Trotz dass jeder Kunde moderne Hardware besitzt ist keine Unterstützung von Smartphones oder Tablets vorgesehen. Webbasierte Anwendungen die direkt über den Internet Browser aufgerufen werden können exisitieren meist nur in einer halbgaren Version und benötigen zum Teil noch extra Plugins. Da die meisten Prorgramme lokal installiert werden müssen, müssen Softwareupdates erst heruntergeladen und entpackt werden. Neue Funktionen können so nur mühsam in eine Organisation mit mehreren Arbeitsplätzen integriert werden, da auf jedem Computer ein Update ausgeführt werden muss.

Problem 2: Keine Cloud und dadurch Zeit- und Geldverlust

Durch vorhandene Tools zur Projekt- und Ressourcenplanung die nicht dezentral in der Cloud operieren sondern lediglich innerhalb der Unternehmen auf lokalen Computern installiert werden, entstehen enorme Zeit- und dadurch Umsatzverluste. Entsteht bspw. bei einem Handwerker vor Ort eine Verzögerung, musste dieser bis dato zuerst in der Filiale anrufen und die Verzögerung durchgeben. Als nächstes musste in der Software der Filiale der Folgetermin des jeweiligen Handwerkers gesucht und die Telefonnummer des Kunden ausfindig gemacht werden. Daraufhin musste der Kunde telefonisch über die Verzögerung informiert werden. Durch eine cloudbasierte Kapazitätsplanung kann der Handwerker vor Ort seine oder ihre Anschlusstermine direkt einsehen und eine Verzögerung einplanen. Die Mitarbeiter in der Filiale werden dann in Echtzeit darüber informiert und können ohne Zeitverlust Maßnahmen ergreifen.

Problem 3: Weniger Umsatz durch ineffiziente Mitarbeiter Auslastung

Ein großes Problem stellt die bereits erläuterte Ressourcenauslastung in modernen Handwerksbetrieben dar. Durch ineffizient geplante Ressourcen entstehen entweder zu hohe oder zu geringe Auslastungen der Mitarbeiter. Beide Fälle führen zu Fehlplanungen und dadurch zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden. Ein weiteres Problem entsteht beim Projektmanagement über längere Zeiträume (oder Jahresplanungen). Unser Kunde nutzte hierfür manuell angefertigte Exceldateien die nach kurzer Zeit keine Übersicht mehr boten und über Tage und mit konstanter Absprache aller verantwortlichen Mitarbeiter erstellt wurden. Es fehlte eine Lösung die die Auslastung aller Mitarbeiter über längere Zeiträume in Echtzeit darstellen kann. Dadurch können neue Projekte direkt eingeplant und Kapazitäten voll ausgeschöpft werden. Eine optimale Mitarbeiter Auslastung führt logischerweise zu erhöhtem erzielbarem Umsatz.

Lösung: Ressourcenplanung & Kapazitätsplanung in der Cloud

Eine cloudbasierte und plattformunabhängige Software zur Ressourcenplanung und Projektmanagement löst alle oben genannten Probleme auf effiziente Weise:

  • die Software ist flexibel und plattformunabhängig
  • jeder Handwerker hat mobil Zugriff auf Termine
  • es besteht keine physische Zugriffsbeschränkung mehr auf einen Ort
  • Ressourcen und Mitarbeiter werden optimal ausgelastet

Die Software wird außerdem komplett über den Internet Browser aufgerufen - es ist also keine Installation nötig. Updates werden automatisch und im Hintergrund fast täglich installiert und neue Funktionen können umstandslos integriert werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit die Software durch verschiedene Module einfach zu erweitern. So ließe sich bspw. eine Zeiterfassung, GPS Tracking, automatische Information von Kunden, Inventarmanagement, Angebotserstellung oder Rechnungserstellung einfach anbinden.


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